Com elaborar el mapatge de processos empresarials?

Abans de definir un mapa de processos empresarials, és convenient tenir clar que un procés de negocis no és més que la definició de un conjunt de accions que es prenen en una empresa per a aconseguir una fi concreta, és a dir, tots aquells passos que, de manera coordinada, realitzen els treballadors de una empresa per a aconseguir un objectiu prèviament definit. Així, el mapatge de processos empresarials o fluxos de treball, són mètodes d'anàlisi empresarial que plasmen en un diagrama les accions i decisions que prenem diàriament i que formen part del funcionament habitual de qualsevol empresa. 

A CEDEC, consultoria d'Organització Estratègica per a tot tipus de empreses, sabem la importància que, qualsevol companyia independentment de la seva grandària, tingui un mapatge de els seus processos empresarials com a base de funcionament de les operacions de la empresa. Amb la seva creació i aplicació, serà molt més fàcil entendre com funcionen els diversos processos operatius de el negoci i fins i tot, com ens pot servir com a mètode d'anàlisi empresarial a l'hora d'afrontar la transformació de l'empresa cap a un altre model de negoci. 

Per a dur a terme el mapatge de processos en una empresa, el primer que cal fer és crear un diagrama de procés, és a dir, el flux d'accions necessàries per a dur a terme un treball amb el resultat desitjat. Així, de manera esquemàtica, podem obtenir una visió clara de la parcel·la de responsabilitat de cada empleat en aquest procés, i detectar aquelles operatives susceptibles de millora i aquells punts forts que fan que les coses funcionin millor.

Aquest tipus d'esquemes descriuen el flux que realitzen els materials, la informació i els documents per a dur a terme un procés determinat. També mostren les tasques a realitzar per a arribar al final del mateix procés. D'aquesta manera, en els diagrames es percep clarament com aquestes tasques es transformen en una sèrie d'entrades i sortides per a aconseguir el objectiu desitjat, un producte o servei ja finalitzat. I per a això, s'indiquen quines decisions cal prendre perquè el procés es dugui a terme correctament, a més de posar de manifest les interrelacions i interdependències essencials entre els passos del procés i els responsables d'aquestes. 

El mapatge és el pas previ al procediment operatiu, que és el document on s'explica tot el funcionament d'una àrea, departament o servei determinat. Per a elabora un mapatge de procés, el primer pas és reunir a tots els implicats en la seva realització, és a dir, tots aquells treballadors que poden veure's afectats per un flux de treball determinat. La seva implicació és clau per a definir els fluxos actuals, fluxos de partida i d'arribada, i definir, en aquesta transició, quins són els passos necessaris per a millorar-los. D'aquesta manera, amb una visió global, evitarem confusions i tots els implicats tindran clar el seu rol.

Posteriorment, s'han de enumerar les accions a prendre perquè el procés descrit funcioni encara millor. Per exemple, rebre al client seria una de les accions, realitzar un informe dels serveis que sol·licita podria ser una altra. Encara que sembli obertura, és important no deixar cap detall, per insignificant que aquest sembli. 

Després d'això, hem de ordenar les tasques descrites de manera cronològica, perquè es plasmi gràficament la cadena de producció de manera seqüencial, de principi a fi. Totes elles han d'estar marcades amb fletxes i símbols que indiquin la interacció que tenen amb la resta de tasques i elements del procés. Finalment, cal comprovar que tot funciona correctament mitjançant proves destinades específicament a això. D'aquesta manera, tenim la possibilitat de detectar les baules més febles de la cadena i els punts de millora perquè tot sigui el més eficient possible. 

La confecció d'un mapatge de processos aporta nombrosos beneficis en el si d'una organització. A CEDEC, consultoria d'Organització Estratègica de Empreses, som conscients de la importància d'aquesta mena d'anàlisi per a optimitzar el funcionament de qualsevol empresa. De forma molt visual, ajuda a millorar la seva gestió i assegurar que tots els treballadors de la organització actuïn seguint unes pautes preestablertes, de forma estandarditzada que, sens dubte, ens acostarà a el nostre objectiu d'aconseguir la Excel·lència Empresarial.