I després què? El Pla Financer (Fase 3) (15/04/2020)
Després de successives publicacions sobre l'anàlisi dels efectes de la crisi i la manera de planificar la volta a l'activitat; en aquest lliurament desenvolupem en profunditat la concepció d'un pla financer que permeti l'execució dels plans definits.
Hem plantejat aquests articles desenvolupant la planificació per parts perquè resultin més amens; però resulta indubtable que les diferents fases del pla formen amb un conjunt i un procés interrelacionat. El pla financer, per tant, s'elabora partint de les dades obtingudes en les fases anteriors del procés.
El pla financer és fonamental en totes les situacions de crisis, ja que les empreses entren en situació de risc per les seves finances, no pels seus resultats. Mantenir la capacitat per a atendre els pagaments compromesos és la base sobre la qual ha d'assentar-se tot pla.
Per això, el pla financer haurà de considerar les següents qüestions:
- Anàlisi i gestió dels cobraments pendents de clients.
- Revisió de les condicions de risc dels clients.
- Anàlisi i gestió dels pagaments pendents a proveïdors.
- Anàlisi i gestió dels pagaments a realitzar a creditors, revisió de despeses fixes.
- Anàlisi de dèficit de tresoreria i fonts de finançament possibles.
- Revisió de l'endeutament bancari i estudi d'un refinançament.
- Establiment d'eines i sistemes de seguiment permanent.
Aquesta planificació és estrictament financera, no econòmica, per tant en aquest moment no ens importa tant el benefici, el resultat; com garantir un flux econòmic suficient per a atendre els nostres compromisos. Per tant, podem sacrificar beneficis per a millorar la nostra tresoreria. El que no podem fer és generar pèrdues.
Abans de començar a gestionar, és rellevant mirar el calendari, el mes d'Agost com ens impactarà? Com impactarà als nostres clients? Els festius inter-setmanals, quins efectes tenen? Ens basarem en l'ocorregut en anys anteriors, encara que moltes qüestions estaran canviant.
En primer lloc analitzarem en profunditat els cobraments pendents de clients, bé sigui per factures pendents de pagament o per efectes en cartera pendents de venciment, sense importar si els hem descomptat en el Banc o no l'hem fet encara. El primer objectiu d'aquest punt és determinar si tenim riscos d'impagament en els efectes en cartera, de manera que si determinem que és possible l'impagament, hem d'actuar immediatament, tractant d'anticipar una part del deute pendent, oferint al client un possible descompte per ràpid pagament si això ens ajuda o fraccionant el deute i prolongant el termini de pagament.
L'objectiu d'aquest punt és disposar d'una cartera d'efectes i de facturació als clients completament sana i tenir el mínim d'impagats possibles, i gestionar immediatament els que es produeixin per a refinançar-los al termini que sigui necessari. D'aquesta forma les nostres previsions seran sòlides i podrem anticipar-les degudament.
En segon lloc hem de preguntar-nos i modificar (si és necessari) les condicions de pagament que oferim als nostres clients.
Algunes mesures que poden ajudar-nos són: Determinar a quins clients podem assumir el risc de cobraments ajornats i quins no, quins són els clients que paguen més ràpid perquè Comercial i a Producció prioritzin les seves operacions amb aquests clients; calcular els descomptes per ràpid pagament que puguem oferir, en definitiva, donar elements a Comercial i Producció perquè puguin prioritzar clients en funció de les condicions financeres dels cobraments dels clients.
A partir de les condicions existents o les revisades i les previsions de subministrament de comandes (o prestació de serveis) que obtindrem de comercial i producció podrem calcular els fluxos d'entrada de nova tresoreria per les noves facturacions que anem a efectuar.
En tercer lloc mirarem els pagaments pendents a proveïdors, s'hagin remès efectes per al seu pagament o no i procedirem a avaluar les possibilitats de millorar les condicions de pagament que tenim amb ells i adaptar-les a les nostres possibilitats reals d'afrontar els pagaments de les seves factures.
Tinguem en compte que, probablement, els nostres proveïdors estaran fent alguna cosa semblança amb la seva tresoreria, per tant haurem d'utilitzar tots els nostres dots de negociació. El nostre objectiu ha de ser guanyar temps en els pagaments per a permetre que entrin abans els cobraments que els venciments dels pagaments.
Per als proveïdors estratègics intentarem millorar les condicions de pagament a força d'ajornar els terminis de pagament; i per als no estratègics farem el mateix i si no obtenim resultats, analitzarem la possibilitat de substituir-los per uns altres.
Aquest càlcul, haurem d'estendre'l a les noves compres que farem als proveïdors per a cobrir les noves comandes que hem de servir als nostres clients, tenint en compte les noves condicions de pagament que haurem obtingut i així disposar dels nous compromisos de pagament que comprometrem.
L'objectiu és ajornar al màxim els pagaments, no importa si disposem momentàniament recursos, millor; però hem d'intentar obtenir recursos complementaris que sempre podrem aplicar en el que més convingui i garantir-nos la resistència de les nostres finances en el futur.
En quart lloc repetim l'exercici però amb els creditors.
Per tant, la primera anàlisi és si podem evitar-nos els pagaments d'aquests creditors, fins i tot suspenent els serveis que ens presten. Hem de reconsiderar totes les despeses, tant per l'efecte financer, com per estalviar-nos uns costos que possiblement són prescindibles en aquest moment. Retallar en tot el possible els conceptes de cost i els seus corresponents fluxos de pagament.
Per descomptat aquestes retallades afecten (com en els proveïdors) als costos i pagaments futurs; per als costos ja incorreguts i que tinguem arracades de pagament aplicarem els mateixos criteris que per als proveïdors, és a dir ajornaments i substitucions.
Entre els nostres creditors es troben els nostres Bancs. Per al seu tractament haurem de distingir la gestió de l'endeutament existent (cartera de crèdits) i les possibles peticions de nou endeutament. La tipologia dels crèdits, la seva quantia i les garanties aportades (no és el mateix un préstec hipotecari que una pòlissa per a circulant o un descompte comercial no és igual a un confirming) donen pautes de negociació diferents; però el nostre consell per als Bancs és que excepte màxima urgència, aprofitin per a fer una negociació global una sola vegada quan hagin definit les seves necessitats completament.
En les actuals circumstàncies, el Govern ha publicat nombroses normes per a ajornar pagaments de lloguers, per exemple; però els animem a renegociar baixades de lloguers o ajornaments més profunds dels establerts pel Govern que haurien de ser “automàtics” quant a la seva concessió. Això mateix es pot aplicar a tots els creditors.
Per tant l'objectiu aquí és eliminar costos i pagaments evitables, reduir temporal o definitivament el cost (i corresponent pagament) de tots els costos que sigui possible i ajornar tots els costos que es pugui, fins i tot per la via de substituir el subministrador no estratègic.
En cinquè lloc finalitzem la nostra situació financera estimant si les mesures preses fins al moment ens asseguren la suficiència financera o no. Si es produeixen punts de tresoreria negativa o molt ajustada; però després es recuperen; ens podem limitar a gestionar el desplaçament de cobraments o pagaments per a equilibrar els fluxos; però si ens trobem amb un dèficit important o prolongat en el temps, hem d'analitzar les possibles fonts de finançament que ens permetin obtenir recursos financers complementaris.
Consulti'ns per a saber més sobre l'anàlisi de les fórmules de finançament ofertes en aquesta crisi i que poden aprofitar-se per a finançar la tresoreria.
Tal com hem explicat uns paràgrafs abans, hem de dirigir-nos als nostres Bancs per a negociar nou endeutament i també renegociar l'existent; però entenent aquesta negociació com un pack complet, no fent negociacions separades sinó tot conjuntament.
L'objectiu és reduir la càrrega financera de les amortitzacions dels crèdits anteriors allargant els terminis o aconseguint períodes de manca d'amortització (sol pagament d'interessos) i aconseguir noves entrades de fons que ens permetin cobrir el dèficit de tresoreria.
La fase final del finançament és disposar de sistemes i eines que ens permetin controlar la tresoreria en tot moment. La nostra anàlisi, per molt exhaustiu que hagi estat, es veu modificat constantment, perquè els fets no ocorren en els moments ni en les quantitats en què estaven previstos, poden sorgir imprevistos, impagats de clients amb els quals no comptàvem,… Per tant, la vigilància de l'evolució de la tresoreria ha de dur-se a terme de manera sistemàtica.
Hem de disposar de sistemes de control que permetin estar permanentment informats de les incidències o de l'incompliment de les previsions com més aviat millor i cal construir eines que ens permetin visualitzar els efectes que tenen sobre el conjunt dels nostres fluxos i facin aparèixer les necessitats amb el temps suficient per a gestionar la seva resolució.
No hem d'oblidar que les vendes i les compres tenen una dinàmica però els cobraments i els pagaments la tenen diferent i no es poden fer pagaments amb les vendes; els pagaments es fan amb els cobraments.
En CEDEC tenim clar que el diagnòstic, la planificació i el control són els eixos imprescindibles de tota gestió empresarial i en tot moment; però en els moments de crisis això és molt més important encara i controlar la tresoreria resulta vital perquè els nostres plans i estratègies es puguin dur a terme.
En la pròxima publicació analitzarem la confecció dels plans de contingència per a finalitzar el pla general del rellançament COVID-19.
