Com estalviar temps i millorar la productivitat de la teva empresa

Com estalviar temps i millorar la productivitat de la teva empresa

Descobreix els beneficis i recursos que tens a la teva disposició

El temps és un dels recursos més valuosos i alhora escassos que té qualsevol empresa.

A CEDEC, Consultoria d'Organització Estratègica, més que consultors de l'empresa, som consellers dels empresaris de pymes i d'empreses familiars.

Sovint, moltes empreses petites i mitjanes operen amb recursos limitats, la qual cosa converteix a la gestió eficient del temps en una cosa essencial per al seu èxit.

En aquest article, exposarem els beneficis que suposa l'estalvi de temps en les empreses, així com alguns recursos i eines que pots utilitzar per a aconseguir aquest objectiu que, finalment, redundarà en la millora de la productivitat.

Els beneficis de gestionar el temps en l'empresa

Centrarem aquests beneficis en 4 àrees: l'activitat, els costos, els clients i les persones que formen part de l'equip de l'empresa.

Respecte a l'activitat de l'empresa, el que cap és aconseguir una major eficiència.

Reduint el temps que s'inverteix en tasques repetitives o innecessàries, es poden reduir els recursos que es destinen a aquestes a activitats de major valor afegit per a l'empresa.

Si es redueixen les hores dedicades a aquestes tasques innecessàries, automàticament s'estarà incidint en una disminució dels costos.

Els clients exigeixen respostes vàlides i ràpides. Quan això s'aconsegueix, s'aconsegueix la seva satisfacció i, a conseqüència d'això, millora la seva percepció de l'empresa i la seva fidelitat.

I ara parlem de les persones que integren l'equip de l'empresa. Si es redueix la sobrecàrrega de treball i s'optimitzen els temps de dedicació a les tasques, millora l'ambient laboral, que és més relaxat i molt més productiu.

La relació entre temps i productivitat: un exemple senzill, però revelador.

La productivitat es defineix com la relació entre la quantitat de productes obtinguts per un sistema productiu i els recursos utilitzats per a obtenir aquesta producció.

En termes més simples, és fer més amb menys. I el temps és un d'aquests recursos crítics.

Si et sembla, encara que és molt senzill i elemental, vegem això amb el següent exemple:

Imagina un forn en la qual un únic empleat és capaç de produir 100 pans en 10 hores.

Si mitjançant la introducció de millores en el procés, capacitació o inversió en maquinària, aquest mateix forn aconsegueix produir els mateixos 100 pans en 5 hores, ha duplicat la seva productivitat.

Això significa que ara té 5 hores addicionals que pot usar per a produir més pa i augmentar els ingressos, o per a reduir costos laborals.

Recursos i eines que pots disposar en la teva empresa

1. Delegar tasques.

Si has llegit el nostre e-Book “9 claus per a gaudir de ser empresari” (si no ho has fet encara, pots descarregar-t'ho aquí gratuïtament) ja parlem de la importància de delegar tasques.

Perquè no tot has de fer-ho tu. Delegar en altres membres del teu equip tasques que poden fer ells, et permetrà centrar-te en tasques de major valor per a l'empresa.

2. Automatitzar tasques i processos.

Una dels grans avantatges de la digitalització de les empreses és la possibilitat d'automatitzar tasques i processos. En el mercat, comptes amb eines que et permetran automatitzar fluxos de treball entre diferents aplicacions, reduint d'aquesta manera el temps dedicat a fer-les manualment.

3. Gestionar projectes.

Novament, és la tecnologia la que pot tirar-te un capot en aquest camp. Comptes amb eines que t'ajudaran a organitzar el treball, prioritzar tasques, assignar responsabilitats i supervisar el progrés dels treballs empresos.

4. Formació contínua.

Capacitar a les persones que formen part del teu equip amb programes de formació adequats, els donarà l'oportunitat de millorar les seves habilitats toves i guanyar en eficiència i en productivitat.

5. Reunions sí, però només les necessàries.

En moltes empreses les reunions s'eternitzen i es tornen totalment improductives. Tampoc és que calgui reunir-se per a tot (d'aquí sorgeix el terme jocós “reunionitis”). Així que, planificar les reunions (assistents, ordre del dia i temps de dedicació) et permetrà que siguin més breus i productives.

6. Revisa i actualitza els processos.

Dedica temps a planificar i revisar periòdicament els processos. L'objectiu és optimitzar-los al màxim, perquè el que funcionava fa un any, podria no ser el més eficient avui.

A CEDEC, Consultoria líder a Europa en gestió, direcció i organització d'empreses, volem que abastos l'Excel·lència Empresarial. Un empresari d'una pyme o d'una empresa familiar té a les seves mans i en la seva estratègia el rumb de la seva empresa. Treballar sobre la productivitat no consisteix a fer les coses més ràpid, sinó a fer-les millor.

Tens una estratègia per a reduir els temps de dedicació en la teva empresa enfocant-te a l'augment de la productivitat? Disposes d'eines que t'ajudin?