Claus per a l'optimització eficient en els processos i recursos d'una empresa

Totes les empreses tendeixen a buscar l'eficiència en els seus processos i en l'ús dels recursos existents. Aconseguir més amb menys és una aspiració a la qual cap empresa pot donar l'esquena. Per això, hem d'analitzar els processos i recursos que utilitzem en l'actualitat per a establir accions de millora en les tasques que intervenen en l'elaboració del producte o servei que oferim des de la nostra empresa.

A CEDEC, consultoria d'Organització Estratègica líder a Europa en gestió, direcció i organització d'empreses, sabem que l'eficiència és un de les millors maneres per a reduir processos innecessaris, optimitzar recursos i reduir costos en les organitzacions. Per això, hem d'evitar processos complexos i burocratitzats que es converteixin en una llosa que, tard o d'hora, deixarà empremta en el si de l'organització, consumint uns recursos que llastraran els nostres beneficis i creixement.

Així, en termes generals, l'optimització de processos i recursos té com a objectiu millorar aquelles tasques que intervenen en l'elaboració del producte o servei, en el dia a dia del nostre negoci. Ja sabem que les empreses són espais en els quals interactuen persones, processos, tecnologia, etc. El repte és aconseguir una integració eficient entre totes aquestes peces perquè encaixin entre elles a la perfecció.

Per a començar en el nostre procés d'optimització, convé identificar primer, tots aquells processos que intervé en l'empresa, conèixer-los en profunditat i analitzar els recursos que utilitzen. Es tracta d'obtenir informació del funcionament, els costos, temps i el personal involucrat en cadascun d'ells. Així, es podrà analitzar si existeixen redundàncies, processos ineficaços, males pràctiques o altres problemes. Això ens permet construir una base sòlida per a aprofundir en els canvis que haurem d'implementar més endavant.

Posteriorment, caldrà desglossar els processos en diferents accions, definint tots i cadascun dels passos (entrades i sortides) necessaris per a executar-los. L'objectiu d'aquesta anàlisi ha de ser conèixer amb precisió el desenvolupament, les seves interaccions i problemes derivats. Si optéssim per una aproximació general, aconseguiríem resultats inexactes. Només veuríem les deficiències superficials, però deixaríem intactes les fonamentals.

Seguidament, és recomanable establir una sèrie d'indicadors clau de rendiment (KPI, per les seves sigles en anglès). Aquests indicadors ens ajuden a mesurar l'acompliment d'un procés en els seus aspectes més importants. Ofereixen informació objectiva de gran utilitat. Si una part del procés no aconsegueix els objectius o el mínim desitjat, ho sabrem i podrem actuar en conseqüència.

No obstant això, hem d'afinar amb precisió els KPI, per a evitar generar més informació de la necessària i dificultar així el procés. És a dir, els indicadors han de mesurar els paràmetres més importants. Han de triar-se només aquells que resultin de major rellevància. En cas contrari, aconseguiríem una ingent quantitat de dades que no aportaran cap valor.

Amb les dades obtingudes, s'hauran d'analitzar els resultats tenint en compte els indicadors de mesura establerts en la fase anterior. Tot aquest treball ha de conduir a la detecció dels punts febles del procés i a la presa de decisions adequades. Si s'executa de manera satisfactòria, aconseguirem identificar els problemes i comprendre per què succeeixen. Així, establirem mesures correctores d'acord amb els objectius de l'empresa, buscant la major eficiència possible tenint en compte la realitat de la companyia.

L'última clau resideix a realitzar un seguiment continu dels processos. Els canvis que s'implementin no aconseguiran resultats positius de manera indefinida. El mercat canvia amb els anys, i l'empresa haurà d'adaptar-se. És per això que hem de monitorar l'evolució dels processos i continuar ajustant-los perquè mantinguin la seva eficiència. Només així continuaran utilitzant la menor quantitat de recursos per a oferir els màxims resultats.

Aquestes són les claus essencials per a realitzar un full de ruta amb l'objectiu d'optimitzar els processos d'una empresa. A CEDEC, consultoria d'Organització Estratègica Empresarial sabem que és un treball laboriós i que s'ha d'efectuar de manera contínua, però el seu ús ens oferirà opcions de millora i ens acostarà més cap a l'Excel·lència Empresarial en la nostra gestió.