I després què? Els plans de contingència (Fase 4) (14/04/2020)
En la nostra sèrie de publicacions referides a la planificació després de la crisi de l'COVID19, avui abordem l'última fase: els plans de contingència.
Els plans de contingència tenen en compte que les previsions que hem dut a terme en els plans puguin incomplir per qualsevol causa i planifica el que farem en aquest cas.
Els plans de contingència són vitals, perquè un cop represa l'activitat les situacions es produeixen a tota velocitat, (les despeses, costos, pagaments i problemes arriben en cascada) i haurem d'estar preparats per tenir les alternatives estudiades.
En què ha de consistir el nostre pla de contingència?
El pla ha de revisar les conclusions de la totalitat del nostre pla en les seves diferents fases i avaluar en quina es alteraria el pla si les coses no són com les hem previst. Entre d'altres aspectes i revisant els plans realitzats, hem de respondre a les següents qüestions: què farem si ....? (Sota de cada qüestió possibles solucions alternatives)
- Les persones claus en cada fase d'incorporació no poden incorporar-se per qualsevol motiu.
o Cal trobar qui els substituiran.
- El nombre de persones que tenim pensat incorporar en un procés, departament o lloc en concret, no es poden incorporar.
o Cal buscar la substitució del producte / servei que havien de fabricar / prestar aquestes persones.
o Cal preveure el sobrecost que això pot suposar.
- Es retarda l'arribada dels EPI de protecció per al nostre personal.
o Cal trobar una alternativa, millor buscar diversos proveïdors alternatius o comprar els equips repartits entre dos proveïdors.
- Les modificacions en les instal·lacions estan endarrerides i amenacen de bloquejar la nostra activitat.
o Cal analitzar si podem subcontractar els processos afectats.
o Podríem repartir els processos en torns de menys personal?
- Havíem previst teletreball i no és possible en una part del nostre personal o en la seva totalitat.
o És possible corregir el problema amb equips informàtics ?.
o Podem repartir el treball d'una altra manera, amb distribució horària o subcontractant la feina.
- El pla de manteniment dels nostres clients està fracassant per les accions de la nostra competència.
o Podem canviar de sector prioritari per evitar aquesta competència?
o Podem diferenciar-nos de la competència? En què?
o Podem modificar el nostre portafoli de productes / serveis per aprofundir la nostra diferenciació?
- Les accions comercials que hem previst no es poden dur a terme per restriccions de qualsevol tipus que no permeten accedir als clients o desplaçar-se a veure'ls.
o Podem donar serveis o mantenir contactes a distància?
o Podem crear (o potenciar si ja el tenim) els canals digitals de venda o de suport a la venda?
o Podem aprofitar els canals comercials de tercers (prescriptors, concentradors o canals de venda) per dur a terme accions de venda que són impossibles per a nosaltres?
- Hi ha problemes no previstos per proveir-se de matèries primeres.
o Podem buscar proveïdors o productes alternatius?
o Podem potenciar la venda d'una altra gamma de productes que no exigeixin aquests materials?
- Els productes que necessitem per a produir o prestar els nostres serveis han augmentat molt el seu preu i afecten la nostra rendibilitat.
o Podem repercutir aquest augment en el preu del producte?
o Podem substituir la matèria primera?
o Podem trobar altres proveïdors alternatius amb millors condicions?
- Els pagaments dels clients s'estan allargant més del que teníem previst amenaçant que puguem complir amb els nostres pagaments:
o ¿podem repercutir aquest efecte en els nostres proveïdors i creditors equilibrant així els fluxos?
o ¿podem finançar les vendes amb un descompte o confirming?
o ¿podem aconseguir un crèdit per finançar aquest termini complementari?
o ¿podem revisar les nostres inversions ajornant la seva realització sense condicionar el nostre treball?
Totes aquestes qüestions són exemples que podem ampliar fins a l'infinit, i els animem a que revisin la totalitat del seu pla qüestionant totes i cadascuna de les decisions que han pres i preguntant-se en què s'han basat per prendre-les.
En realitat el Pla de Contingència analitza aquests punts clau "imprescindibles" per al compliment dels plans de tot tipus elaborats (comercials, productius, financers, ...) amb la finalitat de trobar els aspectes crítics per complir-los i buscar totes les alternatives possibles.
És un exercici extremadament útil; perquè pretén que cap incidència que es pugui produir, ens sorprengui en ple procés de rellançament, que ja hàgim reflexionat en com resoldre-ho i així tindrem alternatives possibles que ja haurem avaluat.
Des CEDEC sabem que qui millor coneix el negoci de cada empresa són els propis empresaris, i els animem a fer una revisió profunda i una reflexió a fons sobre quines són les conseqüències de la crisi, com anem a superar els seus efectes, amb quins recursos i com anem a usar-los per aconseguir un PLA DE RELLANÇAMENT veritablement efectiu. Quedem a la seva disposició per ajudar-los en aquest procés tan important en aquests moments.
La Direcció de CEDEC
questions@cedec.cat
