I després què? Anàlisi dels efectes de la crisi (Fase 1) (21/04/2020)
Fa uns dies vam publicar un resum sobre com dur a terme la planificació per a després de l'actual crisi. En aquest segon lliurament desenvolupem en profunditat la primera de les fases d'aquesta planificació: la revisió dels efectes de la crisi.
Abans de plantejar-se com i amb quins mitjans reprendrem l'activitat de l'empresa, és d’enorme importància efectuar una revisió en profunditat dels efectes que la crisi hagi pogut tenir sobre la nostra empresa.
La revisió ha de ser exhaustiva i profunda i incloure tots els aspectes rellevants del funcionament de l'empresa, no només els més aparents. Cal fer una reflexió completa sobre tots els aspectes que han incidit en l'activitat de l'empresa, fins i tot en aquells que no són els més importants en el moment d'aturar l'activitat, però que podrien esdevenir crítics per reprendre-la.
Per això, hem d'efectuar aquesta revisió sobre els següents eixos:
- Efectes interns sobre les persones.
- Efectes interns sobre els mitjans.
- Efectes sobre els nostres clients o mercats.
- Efectes sobre els nostres proveïdors estratègics.
- Efectes financers.
El primer dels actius de les empreses són l'equip humà que componen la mateixa i el primer punt a tenir en compte és l'efecte que la crisi ha pogut causar a les persones. Els efectes poden ser conseqüència directa de problemes de salut, si s'han vist afectats per la malaltia; o poden ser anímics si han tingut problemes familiars o de por a la infecció; cal tenir en compte les edats ja que en alguns trams d'edat hi ha més riscos i, per tant, hauran també més conseqüències; així mateix certs llocs de treball tindran més efectes que d'altres, ... En resum cal parlar amb cada col·laborador, veure en quin estat de salut i d'ànims es troba i analitzar per a cada persona (en funció de la seva posició en l'organigrama i importància pel funcionament de l'empresa) quines són les accions a dur a terme (incorporar-les immediatament o més endavant, substituir-les, modificar el seu lloc de treball, valorar el risc de pèrdua ...).
Aquestes informacions conformaran una primera anàlisi dels Recursos Humans disponibles i de la situació actualitzada dels mateixos.
En segon lloc haurem de revisar els efectes de la crisi respecte dels mitjans. En aquest aspecte analitzar en primer lloc si les nostres instal·lacions s'adapten als nous requeriments de salut i protecció de riscos laborals i, si cal, valorar el cost i temps d'instal·lació de possibles canvis o instal·lacions complementàries; revisar la disponibilitat d’EPI adaptats a les circumstàncies del COVID i planificar la seva adquisició; revisar i modificar en el necessari els protocols d'accés a les instal·lacions, i els de protecció de riscos laborals. A més, i en funció de l'activitat de cada empresa i de les seves instal·lacions s'ha d'efectuar una revisió en profunditat de la idoneïtat de les mateixes en les noves circumstàncies. Com a resultat d'aquesta revisió, s'obtindrà una llista de modificacions o d'adquisicions que hauran de planificar a la major velocitat possible perquè no siguin un fre en el moment en què l'activitat es reprengui.
Si abans no s'ha fet, és el moment de plantejar-se els mitjans necessaris per al teletreball en els llocs en què això sigui possible i afegir-lo a la llista d'accions a dur a terme.
En tercer lloc hem d'analitzar què ha passat amb el nostre mercat, amb els nostres clients. Les accions més directes són les que es deriven del contacte directe amb els clients per avaluar la seva situació, conèixer les seves expectatives i veure, en conseqüència, quines són les possibilitats de mantenir la relació amb aquests clients. A aquesta anàlisi, on molt probablement s'hauran perdut alguns clients (depenent dels sectors la pèrdua pot ser molt gran, per exemple subministraments d'hostaleria); cal afegir una anàlisi dels clients potencials per tenir la mateixa informació (podrem captar-los?, la nostra competència està activa o ha patit la crisi més que nosaltres?). És evident que no és tan senzill avaluar la situació de clients potencials en comparació amb els que ja són clients, però cal buscar la manera d'aconseguir-ho, perquè això ens ajudarà a determinar com podrem substituir la part de mercat que haguem perdut. En aquesta valoració haurem també d’analitzar les possibles dificultats de solvència dels nostres clients i la seva repercussió sobre el nostre negoci.
Aquesta anàlisi de mercat ha de portar-nos a fer una estimació de quin és el volum que podem esperar aconseguir de forma immediata, així com determinar les accions comercials a dur a terme per recuperar l'activitat que hem perdut. Així mateix, aquesta reflexió ha de portar a establir els principis pels quals posteriorment determinarem canvis estratègics en la nostra oferta de productes i de serveis.
En quart lloc hem d'analitzar els nostres proveïdors, amb especial èmfasi en els estratègics. Aquesta anàlisi ha de considerar si estan en condicions de seguir subministrant el producte que necessitem, si poden tenir ruptures d'estocs, si són capaços d'adaptar-se a les nostres noves situacions o a les dels nostres clients; si són substituïbles per altres que ens garanteixin millor la cobertura de les nostres necessitats; si poden oferir-nos avantatges en preus o en condicions de pagament més adaptades a les actuals circumstàncies; si som imprescindibles per a ells, i, en general, si són uns sòlids aliats de futur.
Com a resultat d'aquesta anàlisi, haurem de disposar d'un pla de substitució de proveïdors o de complement dels existents per no dependre d'un només.
En cinquè i últim lloc hem d'analitzar els efectes financers de la crisi. En aquest punt hem de veure l'estat actual de la nostra tresoreria després de l’aturada d'activitat, les previsions de pagaments a efectuar abans que l'activitat es reprengui, els clients que hagin impagat seus venciments o els que estiguin en risc de fer-ho i la cobertura o no de les necessitats d'inversió que hem vist en els punts anteriors.
D'aquesta anàlisi obtindrem un estat de la situació financera actualitzat i el seu potencial actual enfront de les necessitats imminents.
Una vegada duts a terme aquests cinc anàlisis haurem avaluat el nostre personal, les nostres instal·lacions, els nostres clients, els nostres proveïdors i les nostres finances a data d'avui, i estarem preparats per fer els següents passos, que ens permetran avançar en el pla que permetrà reprendre l'activitat amb garanties.
Aquesta primera fase és molt més important del que sembla, perquè les conclusions que obtinguem ara ens permetran prendre decisions que hauran de tenir bases sòlides i ben verificades.
En definitiva, i en resum, es tracta de detectar les veritables situacions, no només les aparents o les que resulten òbvies, sinó aprofundir-hi i preparar-se per les no previstes, buscar les alternatives i ser creatius; és com si comencéssim a elaborar un nou pla d'empresa.
Res és igual que abans i el primer que cal fer és mirar-nos a nosaltres mateixos per veure en què hem canviat i com ens adaptem a aquests canvis.
Comencin per aquí, nosaltres recomanem sempre el diagnòstic com un mitjà per a determinar els plans a dur a terme. Però si això és sempre important; en aquests moments de profund canvi social i econòmic no és només important, sinó que resulta essencial.
En properes publicacions analitzarem amb més detall les següents fases.
La Direcció de CEDEC
questions@cedec.cat
