I després què? Fase 2: L'elaboració del pla d'incorporació a l'activitat (23/04/2020)
Bon dia,
Fa uns dies vam publicar un resum de com planificar la post crisi del COVID19, revisant els efectes d'aquesta tant en el moment de la seva aparició com en el moment d'efectuar l'anàlisi. En aquest lliurament desenvolupem en profunditat l'elaboració d'un pla d'incorporació a l'activitat.
El pla d'incorporació de tenir en compte, en primer lloc, els resultats de l'anàlisi duta a terme en la fase anterior. Com dèiem en la fase 1 aquesta anàlisi ens indicava quina és la situació dels nostres recursos humans, instal·lacions, clients i proveïdors i ara correspon planificar la volta a l'activitat.
Abordem ara l'estudi dels impactes de la crisi en l'empresa, des de la perspectiva de retornar a l'activitat.
A partir d'aquest estudi haurà de dissenyar el pla d'incorporació que haurà de contemplar com a mínim, les següents etapes:
1. Revisió de la cartera de comandes, classificació per estat (en existències, en producció, pendent de confirmar) i la seva priorització per criteris financers.
2. Definir un pla d'activació gradual dels Departaments
3. Determinar per a cada activitat i departament les activitats a realitzar.
4. Establir el personal necessari per a cada activitat i per cada departament.
5. Executar el pla d'incorporació
En primer lloc, durem a terme una revisió crítica de la nostra cartera de comandes. Aquesta revisió estarà estretament lligada amb la revisió del nostre mercat duta a terme en la fase anàlisi anterior.
Aquesta fase ha de respondre a les següents preguntes:
• Quin és el valor econòmic de cada comanda / contracte?
Prioritzarem els que tinguin un major valor econòmic, ja que ens retornen més recursos per utilitzar en altres processos.
• Tenim o no el producte o el personal necessari per fer la prestació o lliurar el material?
Prioritzarem el lliurament de material fabricat o que necessiti la menys manipulació possible.
Antepongamos el lliurament d'aquells comandes / contractes que puguem realitzar el més aviat possible.
• Quins són els nostres clients prioritaris?
Posem en primer lloc els clients més importants, més solvents i les condicions de pagament siguin les més favorables.
• Necessitem fer despesa o inversió per a aquesta prestació i hi ha altres que no cal?
Prioritzarem les prestacions / comandes que no exigeixin despeses ni inversions.
• Hi ha algun ordre de prestacions que ens permet prestar major nombre de comandes en el menor temps possible?
Ordenem buscant la major efectivitat possible.
Amb la resposta a aquestes qüestions establirem un pla complet de prestacions / subministraments buscant la major eficàcia, la major rendibilitat econòmica i financera i prescindint de les dates planificades inicialment. Les prioritats descrites no s'han de prendre en l'ordre en què han estat exposades; sinó donant la importància necessària en cas. L'objectiu en aquest primer moment és optimitzar l'efectivitat econòmica i financera, a més de productiva.
En segon lloc, cal determinar quins departaments posem en funcionament abans que altres. Tenint en compte que portem diverses setmanes d'inactivitat el primer departament a posar en funcionament és el de Producció, per assegurar un flux de facturació immediatament. A continuació, posarem en marxa les següents accions:
• El personal comercial s'ha de posar en activitat immediatament per garantir un flux continuat de comandes a subministrar / prestar.
• La resta de departaments han de ser objecte d'una revisió crítica per saber en quina mesura cada un d'ells ha de ser activat i dissenyar un pla per a una activació gradual en funció dels indicadors d'activitat (vendes, comandes, producció, logística ...).
• El personal administratiu de suport als departaments operatius s'ha d'activar en la mesura que els Departaments operatius ho necessitin.
• Els departaments que exigeixin inversions s'hauran d'analitzar amb cura abans de activar-los, tenint en compte que els recursos financers són limitats i s'han d'utilitzar en prioritat per les despeses relacionades amb la prestació de serveis / subministrament de comandes.
En tercer lloc, cal determinar, per a cada activitat / departament, les accions a realitzar i prioritzar-les, així com calcular el personal necessari per dur-les a terme. Un cop hem determinat la prioritat, els volums i ritmes establerts a realitzar, hi ha revisar dos aspectes fonamentals:
Les accions establertes anteriorment a la crisi com a prioritàries hauran de revisar per prioritzar les que produeixin resultats a curt termini, permetent que s'augmenti / millori / optimitzi l'activitat. Per exemple es prioritzarà un client de reposició a un nou client potencial, es visitarà els clients amb majors expectatives de venda, sacrificant desplaçaments o qualsevol acció que no contribueixi a un resultat a curt termini. La resta de les activitats (les no prioritàries per criteris financers), que seran efectives a mig o llarg termini, es reprendran a mesura que sigui possible. No obstant, és recomanable, en la mesura del possible mantenir contactes telefònics amb clients no prioritaris o potencials per mantenir-los actius.
S'ajornaran totes les activitats que no tinguin una expectativa concreta d'aportar resultats immediats, deixant-les per quan això sigui possible.
Un cop determinades les tasques, això ens portarà a prioritzar el personal a incorporar. Per a això el criteri fonamental serà l'efectivitat i la seva interacció amb els Departaments productius. Una vegada que tinguem l'ordenació efectuada posarem en marxa les mesures laborals que convinguin segons les circumstàncies (ERO, ERTO, modificació substancial de condicions,...) tot això per fer possible que els plans duts a terme siguin realitzables sense més contingències. En aquest context serà convenient estudiar possibilitats com ara, flexibilitzar els horaris de treball, considerar i potenciar el teletreball, l'activació de contractes, modificar les modalitats de contractes, flexibilitzar el gaudi de vacances i, en general, qualsevol mesura que ens ajudi a fer més efectiva la incorporació.
Un cop dutes a terme aquestes tres fases, tenim un pla de rellançament de l'activitat amb els Departaments i les persones afectades i una priorització de les activitats a realitzar. Ara només ens falta posar-lo en marxa i per a això necessitem conèixer els recursos financers necessaris, qüestió que serà objecte de la nostra següent publicació.
Com saben, nosaltres recomanem sempre abans de definir qualsevol estratègia, i molt més després d'aquesta crisi absolutament excepcional, un DIAGNÒSTIC en profunditat de totes les àrees de l'empresa el tema central de la nostra comunicació anterior) com un mitjà per a determinar cadascuna de les accions necessàries per aconseguir tornar a una activitat productiva (que és l'objectiu d'aquesta comunicació). Però si això és sempre important; en aquests moments de profund canvi social i econòmic no és només important; sinó que resulta essencial.
En la propera comunicació abordarem l'elaboració d'un Pla Financer per reprendre l'activitat.
